A volte concetti banali sono difficili da spiegare perché ne abbiamo una conoscenza esperienziale ma non una comprensione profonda. Il tempo, ad esempio. Tutti sappiamo cos’è, ma è difficile dare una risposta formale alla domanda “Cos’è il tempo?”. Quasi altrettanto difficile è definire cos’è un Calendario.
Per le aziende, il calendario è un sistema di fondamentale importanza per organizzare le attività su base annuale, mensile e giornaliera. Pertanto è presente sui principali strumenti informatici aziendali:
- Sistema Gestionale;
- Sistemi di pianificazione, schedulatori, CRM;
- Sistemi MES;
- PC, Tablet o smartphone;
- Sito WEB via Browser;
- Sistema di posta e gestione calendario;
Visto l’elevato numero di questi strumenti e la loro eterogeneità, risulta spesso necessaria la sincronizzazione dei calendari ossia degli eventi li riportati. Per esempio si potrebbe voler convertire le richieste di intervento manutentivo sulle linee di produzione inserite nel gestionale, in calendari condivisi.
Tipicamente la sincronizzazione è resa possibile da una funzionalità “batch”: ovvero un’attività che viene schedulata per essere eseguita periodicamente (es. ogni 5 minuti) e in modo automatico.
Un’altra funzionalità importante del calendario è la sua condivisione all’interno dell’azienda per reparto, stabilimento o ruolo. Il personale potrà segnare gli appuntamenti o gli eventi di interesse utilizzando qualsiasi dispositivo: PC, tablet, smartphone sullo stesso calendario. Coloro che hanno accesso all’agenda condivisa, riceveranno una notifica via mail per ogni appuntamento inserito da altri. Una volta definiti i gruppi, solo chi sarà in possesso delle autorizzazioni necessarie potrà intervenire sul calendario condiviso.
La funzione ricorrenza serve per tenere traccia degli eventi periodici: ad esempio i fermi di impianto dovuti a manutenzioni programmate, disinfestazioni, pulizie oppure fermi di servizi esterni stabiliti da consorzi o da enti regionali.
Nell’articolo precedente abbiamo trattato l’OEE e abbiamo spiegato come viene calcolata l’efficienza di produzione (http://www.htc.it/bignami-dellefficienza-produzione-tutto-sulloee/). Nello schema proposto, che riportiamo qui sotto per comodità, si può notare come la definizione del calendario sia la base per calcolare l’OEE.
Infatti, il valore “Disponibilità teorica” è definito dal calendario, ovvero i 365 giorni previsti dal calendario solare.
La “Disponibilità teorica effettiva” è determinata dalla differenza tra i giorni dell’anno solare e quelli di chiusura dell’azienda. Per ottenerla è fondamentale inserire sul calendario aziendale tutti i giorni di chiusura dovuti a: weekend non lavorativi, giorni festivi, giorni feriali delle risorse, mancanza di servizi all’impianto (energia, acqua, impianti ausiliari), turni eccezionalmente non lavorativi.
Anche il “Tempo operativo” può essere determinato se vengono definite: le fermate per manutenzioni programmate ai macchinari ed impianti, i tempi necessari per la formazione al personale, gli eventuali test per articoli o nuovi campioni.
Infine nel “Tempo di esecuzione” il calendario può essere utile se vengono inserite le mancanze organizzative che si conoscono con anticipo: per esempio la mancanza di personale (per scioperi o ferie concordate con largo anticipo temporale) o di (ritardi di consegna merce necessaria per la produzione conosciuti preventivamente).
Se la definizione del calendario viene fatta in modo puntuale e precisa, i responsabili di produzione riusciranno a determinare facilmente le cause che hanno comportato perdite di tempo e quindi apportare le modifiche necessarie al processo produttivo.
Infatti il calendario ha anche un’importante funzione predittiva per i responsabili di produzione: consultandolo possono prevedere le criticità e reagire in anticipo aumentando i turni o le ore di straordinario oppure chiedendo personale ad altri reparti.
Il calcolo del OEE eseguito a livello MES (Manufacturing Execution System) richiede l’integrazione automatica del calendario aziendale per non dover definire manualmente tutte le pause o i fermi d’impianto pianificati a livello ERP e sopra decritti.
Evidenziando tutti i fermi programmati, il calendario integrato al MES fornisce allo schedulatore una panoramica immediata sulla fattibilità di un ordine di produzione oppure su una possibile mancanza di risorse.
Quindi adesso sapete definire un Calendario? Raccontateci la vostra esperienza nella gestione dei calendari e quali sono state le vostre maggiori difficoltà. Saremo lieti di darvi dei suggerimenti!
Pierluigi Battistello,
Business Process Advisory
Tel: +39 0444 289 371
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